En un momento en que es fundamental identificar y eliminar todos los costes que no aportan valor a la compañía, AECOC ha lanzado una “calculadora de pérdidas” con el objetivo de ayudar a las empresas a cuantificar los costes que les genera no estar sincronizando los datos de sus productos; es decir intercambiar información incorrecta o parcial sobre estos.
A lo largo de las diversas etapas de una transacción comercial hay diferentes puntos en los que la falta de datos de un producto, o el hecho de que estos sean erróneos, conlleva unos costes que las empresas pueden ahorrarse detectándolos y solucionándolos. Para lograrlo es fundamental saber qué tipo de ineficiencias se están produciendo y conocer el número de pedidos incorrectos y facturas con litigios que se están gestionando.
Así pues, la “calculadora de pérdidas” de AECOC sirve para identificar el momento en el que esta falta de sincronización genera pérdidas tanto a proveedores como a detallistas, algo que afecta desde el momento del pedido, el inicio de toda transacción comercial.
Conocer un producto que acaba de salir al mercado, el número de unidades que contiene la caja que un detallista acaba de recibir, tener información sobre los pesos y dimensiones de las unidades logísticas o disponer de la información necesaria para gestionar correctamente las promociones son algunos de los ejemplos en los que es fundamental tener información veraz sobre los productos, ya que, de no ser así, la empresa sufrirá pérdidas económicas y empleará tiempo de forma innecesaria.
Tras realizar un estudio entre diversos proveedores y detallistas, AECOC ha calculado que, de media y por pedido, estos errores pueden llegar a costar hasta 59,12 euros a un proveedor. En este sentido, las mayores pérdidas son las que genera la rotura por infraentrega -es decir que no se sirva la cantidad que este necesita, lo que genera pérdidas económicas y de confianza al cliente-, que asciende a 30 euros; las derivadas de tener que cuadrar las facturas (14.92 euros) y las generadas por el tiempo que se emplea en averiguar qué es lo que no cuadra en el albarán (12,50 euros).
En lo que al detallista se refiere, estos costes, aunque son algo menores, pueden llegar a los 43,11 euros. En este caso la partida principal es, como en el caso de los proveedores, las generadas por la rotura de infraentrega (30 euros) y las que derivan de tener que manipular la mercancía a su llegada al almacén para conseguir los datos que faltan, que asciende a 6,25 euros.
Además, hay que tener en cuenta que actualmente las compañías, sobretodo las de gran consumo, cuentan con un alto grado de automatización a lo largo de toda la cadena de suministro (realizan el 90% de sus pedidos y facturas vía EDI, cross-docking, disponen de almacenes automatizados, etc.) a la que la falta de calidad de los datos no permite sacar todo el provecho. Así pues, estos errores hacen que, pese a la inversión realizada para automatizar sus procesos, las compañías deban dedicar recursos a la revisión de pedidos entrantes, a abrir cajas para revisar los códigos de los artículos recepcionados, a pesar y medir cajas, tener camiones esperando a concluir la entrega, errores en stock, entre otros, inconvenientes. Teniendo esto en cuenta y según los resultados de esta calculadora, un proveedor PYME –que realiza 1.000 pedidos/facturas al año- podría estar perdiendo más de 9.000 € al año debido a la falta de sincronización de datos, una cifra que puede alcanzar los 725.000 euros en empresas grandes (que realizan 8.000 pedidos/facturas al año). En el caso del sector del gran consumo estas pérdidas pueden superar los 70 millones de euros anuales.
GDSN, una solución para la sincronización de datos
Para evitar estos problemas derivados de los errores en la información, o de la falta de ella, AECOC impulsa GDSN, una red formada actualmente por 28 catálogos centralizados de productos, con información completa de todos ellos al alcance de todos los distribuidores. Para ello, los proveedores cargan en la red GDSN toda la información de su surtido y después los detallistas pueden descargársela.
Así pues, esta solución, que ya utilizan más de 25.500 empresas y que contiene información sobre más de 6.470.000 productos en todo el mundo, permite automatizar la carga de datos por parte del proveedor y la descarga de los mismos por parte de los detallistas con lo que consigue minimizar los problemas de sincronización que generan las pérdidas antes mencionadas. Asimismo, también se logra reducir el tiempo que transcurre desde que se lanza un producto hasta que este llega al lineal y disminuir la carga de trabajo que supone ofrecer la información sobre los productos a cada cliente, ya que estos pueden disponer de ella a través de un catálogo electrónico. En el ámbito nacional este servicio se materializa en aecocdata, una plataforma en la que más de 300 empresas han volcado ya información sobre más de 86.000 productos.
