Lander Tolosa
Director de Proyectos de Transkal
En los últimos tiempos se ha ido consolidando la aplicación de criterios analíticos, habituales en los sistemas de producción industrial, en la gestión y explotación de terminales portuarias. La implementación de sistemas basados en Cuadro de Mando Integral-CMI (Balanced Scorecard-BSC) que aglutine información operativa y datos económicos permite una mejora considerable en la gestión de las empresas, y favorece la toma de decisiones, elemento clave en la coyuntura económica actual.
Los sistemas informáticos de gestión integrada (ERP) posibilitan cruzar los componentes operativos y económicos y obtener una serie de KPI o indicadores diseñados para medir la situación actual y la evolución de las operaciones. Por ejemplo, se puede analizar la eficiencia del personal en las tareas de estiba y desestiba y proyectar los valores óptimos para un mejor aprovechamiento de los mismos. De la misma manera que en la gestión de la producción industrial, el análisis del camino crítico y la identificación de la limitación, los indicadores de producción proyectada (simulada en diferentes escenarios), facilitan el cálculo de los recursos necesarios para la faena, ajustándolos en lo posible a la necesidad real y obteniendo mayores cotas de eficiencia (relación coste/rendimiento).
Como ejemplos de análisis operativos podemos encontrar el control del inmovilizado implicado como MOD (Mano de Obra Directa), como grúas, tolvas, cintas, palas… El cálculo del rendimiento real de los mismos respecto al teórico, su nivel de payback (plazo de recuperación), así como el impacto en los costes productivos, permite determinar si es más rentable optar por sistemas de renting, alquiler o propiedad compartida. El control del personal no directo, como los operarios de mantenimiento, a través de la imputación de partes de trabajo a los expedientes analíticos de los medios productivos, permite, a su vez, calcular la conveniencia de mantener una estructura propia frente a la subcontratación.
Control analítico
Por otro lado, una gestión analítica basada en bloques analíticos, sus correspondientes familias y grupos, facilita la lectura de los resultados económicos en un entorno extracontable, pudiendo realizar una estructuración ajustada a la realidad de la empresa sin tener que cambiar la filosofía contable. Además, posibilita la aplicación de repartos analíticos dinámicos, que realizan la distribución de costes e ingresos en los diferentes expedientes participados.
Para la aplicación de estas herramientas, el software de gestión genera un expediente analítico contra el cual se vinculan las diferentes actividades relacionadas con la escala del buque, como las operaciones de muelle, almacenajes, control de básculas, gastos externos, facturaciones…
Una vez cerrado el expediente, mediante herramientas de reporting, se obtiene un informe analítico en el cual se muestran los indicadores establecidos para el control y los parámetros de seguimiento de la actividad. Estos datos permiten el análisis de la operación por parte del personal de operaciones (Eficiencia, tiempos, flujos…), departamento comercial (Márgenes, composición de conceptos de venta…) así como por parte de la dirección (Rátios, Ebitda…).
Al margen de las herramientas de análisis a tiempo pasado, como puedan ser los reports o informes antes mencionados, se están implementado herramientas de simulación similares a la «planificación de los materiales» o MRP, que proyectan una carga de trabajo en el tiempo y en base a ciertos parámetros de capacidad y eficiencia, calculan el número de recursos necesarios para atender a dicha demanda. Además, en sentido inverso, y conociendo los recursos disponibles, el sistema puede calcular el volumen de trabajo necesario para cubrir los niveles de rentabilidad y así establecer el plan de actuación comercial.
No obstante, toda explotación de datos está supeditada a una meticulosa introducción de datos, ya que una mala alimentación de información puede acarrear un cálculo erróneo de un indicador y, consecuentemente, una mala decisión. Para ello, las herramientas actuales disponen de sistemas de control y validación de la información, así como reglas de control de manipulación. Muchas veces, la implantación de las herramientas de control analítico acarrea cambios estructurales, reasignación de funciones y reorientación del negocio.
Esta es la senda de trabajo marcada para los años venideros.
