Alma Consulting Group, consultora especializada en la optimización de la fiscalidad y de los costes laborales, participó en la V Edición del Salón Mi Empresa, con una Conferencia sobre la Optimización de costes laborales, a cargo de Rebeca González Carrasco, Consultora en Optimización de Costes Laborales de la compañía.
La numerosa y particularmente compleja legislación española, unido a las condiciones, procedimientos y diversidad de entidades e interlocutores, son claros inconvenientes a la hora de que las PYMES tomen las riendas de la optimización de los costes laborales. La publicación del Real Decreto-Ley 16/2013, de 20 de diciembre, de medidas para favorecer la contratación estable y mejorar la empleabilidad de los trabajadores, ha traído consigo múltiples cambios que afectan directamente a la gestión de la administración de personal, como es el cálculo de la base de cotización a la seguridad social y por lo tanto del coste de las empresas. El Real Decreto-Ley aclara la base de cotización de las remuneraciones tanto en metálico como en especie, modificando los conceptos (salariales y extra salariales) que quedarán incluidos o excluidos de la base de cotización.
Reflejo de esta complejidad y a modo de ejemplo, se encuentran las infracciones laborales en las que ocasionalmente incurren las empresas. Tal como puede apreciarse en el último Informe anual de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, entre las Comunidades Autónomas que en 2012 están a la cabeza en la comisión de infracciones se encuentran: la Comunidad de Madrid, Andalucía, la Comunidad Valenciana y Catalunya; en un nivel intermedio estarían, Aragón La Rioja, Navarra, País Vasco y Asturias; y en el resto de España, el número de infracciones es inferior.
Ahora bien, no en todos los casos las empresas son conscientes de estar incurriendo en una infracción, bien por desconocimiento, bien por falta de información. De ahí la necesidad de contar con empresas especializadas que les mantengan al día en la vigencia normativa. Ello es de vital importancia, ya que el importe de las sanciones son elevadas, así como el número de trabajadores afectados.
Según datos del MISSOC (siglas en inglés del Sistema de Información Mutua sobre Protección Social), España es uno de los países con mayor número de costes laborales vinculados a las retribuciones salariales. Si bien durante los últimos años la economía española está recuperando competitividad por la reducción de sus costes laborales unitarios (salarios + IRPF + Cuotas Seguridad Social), las empresas españolas son las sextas en el ranking mundial de costes laborales por trabajador. Países como Reino Unido, Alemania, Irlanda o Dinamarca, cuentan con una ventaja competitiva porque sus costes laborales son más bajos.
Por su parte, la OCDE prevé una nueva bajada para 2014, por quinto año consecutivo, de los costes laborales unitarios en España (-1,3), sólo superada por Grecia (-6%), mientras que en el conjunto de países de la OCDE el incremento medio será del 0,8%.
La futura entrada en vigor del sistema Cret@ de recaudación por trabajador desarrollado por la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS), supondrá una simplificación en los trámites del cálculo mensual de los Seguros Sociales de las Empresas. Mediante este sistema, la TGSS llevará a cabo el control efectivo de la recaudación por cada trabajador, calculando las cuotas a ingresar mediante las bases de cotización aportadas por la empresa y completando la información con los datos que consten tanto en Afiliación (contrato, jornada, etc.), como en otras fuentes externas (INSS, INEM, AEAT). De esta forma, la TGSS informará a las empresas sobre las cotizaciones sociales que deben realizar, ofreciéndoles un documento similar al borrador de la declaración de la renta. Las empresas deberán recurrir las diferencias detectadas, devolviendo corregido el borrador a la TGSS a través del Sistema Red. Si bien el objetivo es mejorar el control de la recaudación y disminuir las posibles incidencias que se producen en la cotización mensual, las empresas han de estar alerta si quieren optimizar sus costes laborales.
Dado que los cálculos se realizarán de forma automática, es previsible que la empresa pierda parte de su control sobre la información que interviene en dicho cálculo. Sería pues conveniente que, antes de la fecha prevista de entrada en vigor de Cret@, estimada para junio de 2014, las empresas analicen la información relativa a los trabajadores que conste tanto en su programa de nómina como en la TGSS, cerciorándose que los datos necesarios para el cálculo de las cuotas estén en orden.
Analizado pues el contexto actual, debemos preguntarnos ¿qué pueden hacer las empresas para optimizar sus costes laborales? Es imprescindible identificar todas y cada una de las posibilidades técnicas susceptibles de generar ahorros: desde recuperar los importes indebidamente abonados o los beneficios no reclamados en el pasado, hasta implementar acciones a futuro. Las empresas pueden optimizar los costes laborales de sus empleados fundamentalmente mediante: el estudio de la masa salarial; el análisis y seguimiento de los beneficios en incentivos en las cotizaciones; el análisis de las cotizaciones por AT/EP; el incentivo a la prevención y disminución de riesgos laborales, etc.
En cuanto al estudio de la correcta estructura de la nómina, las empresas, evitarán sobre cotizaciones a la TGSS y tributarán correctamente el IRPF de los trabajadores. En estos tiempos de crisis que se traducen en recortes a la capacidad económica tanto de las empresas como de los trabajadores, esta operativa constituye una garantía a las empresas de no abonar sobrecostes no contemplados en la cuenta de sueldos y salarios. Adicionalmente, a través de estas medidas de control, la empresa puede solicitar a la TGSS el reembolso de lo indebidamente pagado en concepto de cotizaciones.
El análisis y seguimiento de los beneficios en incentivos en las cotizaciones nos asegurará que se tienen en cuenta todos los beneficios e incentivos que existen a nivel nacional y regional en el ámbito de la contratación… El trabajo analítico en este apartado, permite la optimización máxima por empleado en plantilla, y en las nuevas contrataciones proyectadas, seleccionando a aquellos profesionales que supongan un menor coste y unos mayores beneficios.
Mención aparte merecen los empresas pertenecientes al grupo de emprendedores (empresas con menos de 50 empleados), cuyos beneficios en las contrataciones son mayores que para el resto de empresas, al ser las más afectadas por la crisis económica actual, habiendo cerrado el año 2013 con una tasa de crecimiento negativa de un 10,7% anual.
Por otra parte, las cotizaciones por accidentes de trabajo (cotizaciones AT) y enfermedades profesionales (EP), corren a cargo exclusivamente del empresario a través de un tipo de cotización que varía en función de la actividad económica, tanto de la empresa como del trabajador. En este sentido, es importante encuadrar correctamente a los trabajadores, de acuerdo a las funciones realmente desempeñadas. De esta forma, se pueden optimizar las cotizaciones, no sólo de la plantilla actual de trabajadores, sino también solicitando la devolución de ingresos indebidos por cotizaciones erróneas realizadas en el pasado.
Por último, si una empresa ha invertido en la prevención de riesgos profesionales reduciendo así la siniestralidad de sus trabajadores, puede obtener interesantes incentivos sobre dichas inversiones realizadas. Para ello, ha de preparar todos los trámites y documentación correspondiente para que la empresa se beneficie de dichos importes.