Ángel Tobalina Pérez
Director de Proyectos
Tobalina Consulting Group
Ante una situación de crisis como la actual, la reducción de costes se supone crítica y necesaria, y surgen preguntas como: ¿Dónde puedo reducir costes? ¿En cuánto puedo reducir los costes? ¿Cómo? ¿Qué herramientas existen?
Trataremos en este artículo de guiar a la empresa sobre la realización de un plan de ahorro de costes logísticos. Comenzaremos con las fases de un plan de ahorro de costes: éstas son las siguientes (Ver gráfico 1):
- Matriz conceptual de reducción de costes. Para definir un buen plan de ahorro de costes logísticos es conveniente tener claro cuáles son las prioridades y objetivos principales con el plan de ahorro. Básicamente existen 4 cuadrantes en los que la empresa ha de situarse para poderse decidir por los puntos de ataque de reducción de costes adecuados.
- Puntos de ataque. En esta fase se definirán mediante un buen análisis de costes cuáles son los puntos básicos de reducción de costes teniendo en cuenta la matriz conceptual elegida.
- Implantación. Se trata de la fase de puesta en marcha de los puntos de reducción de costes elegidos y su seguimiento.
Pasaremos a continuación a comentar más en profundidad cada una de las fases.
FASE 1. Matriz conceptual de reducción de costes
Primero de todo tendremos que elegir cuál es el marco conceptual del plan de reducción de costes desde dos puntos de vista:
- Dificultad de gestión. En función del tiempo y equipo de gestión disponibles escogeremos uno más sencillo aunque a corto plazo o uno de más complejidad aunque más a largo plazo.
- Alcance. Si buscamos reducción de costes a medio largo plazo seguramente requerirá de mejoras de procesos estructurales. Podemos realizar una task-force o acción de reducción inmediata que nos proporcione resultados relativamente rápido pero con un nivel de complejidad elevados.
Estos conceptos son importantes ya que depende de cómo se haga esta reducción de costes podremos fortalecer el área logística de la empresa, o simplemente “poner parches” ,que pueden solucionar un problema puntual pero no aportan soluciones de tipo estructural.
FASE 2. Puntos de ataque
Clasificaremos los puntos de reducción de costes según la matriz anterior.
- Reducción de “costes claros”. Se refieren a aquellos aspectos que saltan a primera vista y que no requieren de grandes análisis. Entrarían en este punto los siguientes:
– Reducción de MO sin mejora.
– “Apretar a los proveedores”.
Suelen ser las dos formas “más fáciles” de reducir costes logísticos, que realizan la mayoría de empresas en época de crisis pero que no aporta valor a la empresa a medio-largo plazo.
- Cambiar costes fijos por variables. Se trata de una tarea que si bien en la práctica puede no suponer una reducción de costes, se traduce en un aumento de flexibilidad para la empresa, punto clave ante época de crisis como la actual. Entrarían en este punto aspectos como:
– Sistemas de retribución variable asociados a los costes logísticos.
– Gestión horaria de la estacionalidad.
– Subcontratación en áreas no clave de mi negocio.
– Tendencia al alquiler y no a la compra.
- Reducción de “costes oscuros”. Trataremos en este punto reducir los costes de mis procesos logísticos realizando mejoras estructurales. Algunas técnicas utilizadas son las siguientes:
– Técnicas de Lean Office (como VSM o 5s) aplicadas a procesos logísticos.
– Reuniones TCTP (Target Cost Target Profit).
– Cálculo del Coste Total Logístico (CTL) óptimo por referencia, zona y cliente.
– Sistemas Supply Chain con proveedores y clientes.
– Sistemas de métodos y tiempo aplicados a almacenes y departamentos de compras, planificación.
– Sistemas de cálculo de rutas óptimas.
– Gestión de los sistemas de información.
– Cuadro de Mando.
– Aumento de la productividad en almacenes a través del estudio de gestión de mejora de procesos.
- Task-force. Se trata de los puntos del apartado anterior implantados parcial pero más rápidamente a través de un equipo rápido de reducción de costes. Para ello es necesario disponer de un experto con conocimiento amplio sobre las técnicas de implantación.
FASE 3. Implantación
Se trata de la fase clave del plan y que consiste en pasar las decisiones tomadas en papel a la práctica.
Para una buena implantación es clave la figura del director de proyectos que debe conseguir los objetivos marcados con unos responsables y unas fechas determinadas.
En cualquier caso, no hay que olvidar que sólo, aunque no todas, las empresas valientes salen fortalecidas en época de crisis. Ya se sabe que “A río revuelto, ganancia de pescadores”.
