Kyocera Document Solutions, el HUB de soluciones de gestión de datos que generan conocimiento para maximizar la eficiencia en el back office de las organizaciones, reflexiona sobre las consecuencias de la falta de espacio para almacenar documentos en las compañías. Unas conclusiones que son producto de los datos obtenidos en su informe: “La Digitalización Empresarial en Europa”.
Las empresas gestionan cada día una cantidad ingente de información, lo que hace que el valor de los datos sea cada vez mayor. A pesar de ello, aún existen compañías que no son conscientes de los inconvenientes que puede provocar una gestión y almacenamiento de documentos ineficiente. Según el estudio “La Digitalización Empresarial en Europa” realizado por Kyocera, una de cada tres empresas europeas almacena sus documentos en espacios físicos a pesar de la existencia de servicios de gestión de contenido.
Según los datos del informe, el 52% de las empresas europeas consideran esencial tener un acceso sencillo a su información. Esto se debe en parte a la necesidad que existe en lo referido a la optimización de tiempo. Las compañías quieren acceder a sus datos de forma de forma rápida, cuándo y dónde sea necesario -mejorando también la experiencia del cliente-. Algo que solo los servicios de gestión de contenido y las soluciones ECM son capaces de lograr.
Implementar este tipo de soluciones no solo permite a las compañías adoptar un enfoque holístico para capturar, almacenar, gestionar y proteger su documentación de forma rápida y eficaz, sino también contribuye a un ahorro de costes. Desde la compañía nipona recalcan que la falta de espacio de almacenamiento de los documentos obliga a las organizaciones a desplazar los mismos fuera de las instalaciones, lo que conlleva un aumento de los gastos de mantenimiento.
Siguiendo los datos aportados por el informe, el 56% de las compañías considera la seguridad de sus datos algo prioritario. La digitalización de los documentos permite guardar y proteger de forma segura la información de las organizaciones. Asimismo, facilita la recuperación de los archivos perdidos, el control de los accesos a los mismos -para salvaguardar su confidencialidad- y su localización en cualquier momento.
