Visual Trans, en colaboración con Neosystems y sus soluciones de Gestión Documental desarrolla una solución integrada para automatizar los procesos de escaneo, workflow, archivo y certificación de documentos.
El grupo JSV Logistic recibe diariamente una importante cantidad de facturas. El tratamiento administrativo de estos documentos requiere la introducción manual, el control de entrada física del documento, el visado personal de responsables de áreas, el archivo manual, y el trastorno de circular fpor la empresa de mano en mano para su consulta. gestion_documental
Todo este periplo de actividad manual administrativa de las facturas recibidas supone un esfuerzo de tareas lentas sin valor añadido que consume mucho tiempo al personal de la empresa, además del riesgo de pérdida de documentos, errores humanos en su tratamiento y la dedicación de un gran espacio físico para el archivo.
Esta problemática encuentra su respuesta en la solución que Visual Trans, en colaboración con Neosystems y su producto “neodoc”, ha desarrollado para automatizar los procesos de escaneo, archivo y certificación.
Por un lado, se crea un registro centralizado donde llegan todas las facturas en papel, donde se digitalizan y donde se capturan de forma automática los datos de las mismas.
Una vez digitalizadas y certificadas, las facturas pasan directamente al repositorio “neodoc Management” en donde se establece un ciclo de aprobación o workflow automatizado, gracias al cual el personal de JSV puede saber en qué estado se encuentra cada factura (revisada – aprobada – rechazada), en qué puesto, dónde está, etc.
En cuanto la factura está aprobada, pasa a ser contabilizada de forma automática por la plataforma de Visual Trans.
La implantación de la gestión documental “neodoc” integrada con Visual Trans permitirá a JSV Logistics eliminar y reducir el archivo físico de documentación, ahorrar costes, mayor seguridad (menor riesgo en la manipulación del documento: pérdida, deterioro, …) y la eliminación de errores en el proceso de mecanizado de la documentación.
