Tendencias emergentes como el ‘big data’han provocado una importante restructuración en las prioridades de las compañías, según revela un nuevo estudio de RICOH.
El informe, que ha sido realizado por Coleman Parkes para RICOH, y titulado Índice de Gobierno Documental de RICOH 2012, ha sido elaborado a partir de 1.075 entrevistas a diferentes directivos y tipos de empleados en Europa. En él se investiga cómo se gestionan los procesos documentales, los procesos que mantienen a los empleados en la compañía, la liquidez o el cumplimiento de la normativa legal, y se comparan los resultados con los del mismo estudio realizado en 2009.
El informe revela las principales tendencias globales y su impacto sobre las operaciones empresariales, en especial, sobre el ‘big data’. Un 91% de los encuestados comenta su preocupación acerca del creciente volumen de datos a los que debe enfrentarse habitualmente y cómo afecta a su capacidad para gestionar los procesos críticos dentro de su compañía, ya que esto supone desviar el enfoque y los recursos de las actividades que realmente generan ingresos en sus negocios. Muchas compañías también identifican la gestión de diferentes proveedores y el crecimiento de las economías emergentes como importantes factores de impacto dentro de sus organizaciones, responsables de generar un volumen de datos aún mayor.
Estas tendencias han tenido un impacto radical en las prioridades empresariales. La investigación concluye que, en sólo tres años, las organizaciones europeas han substituido su enfoque en costes, eficiencia y medio ambiente por el del riesgo empresarial. El 65% de los encuestados afirma que actualmente está fijando sus objetivos en los procesos documentales críticos de su compañía –que se han cuadriplicado respecto al 2009- y el riesgo que éstos suponen para sus negocios.
También destaca la importancia que tiene la transparencia en los objetivos empresariales globales. Un 64% de los encuestados afirma fijar sus estrategias para estar alineados con los de su sector, comparado con el 15% que afirmó lo mismo en 2009.
Estas conclusiones contrastan enormemente con los resultados obtenidos en el Índice de Gobierno Documental de RICOH 2009. Hace tres años, el foco principal del 67% de las compañías europeas era el coste, y para el 59% la eficiencia. Actualmente, el porcentaje ha bajado al 43% y 51%, respectivamente. También parece que las compañías descuidan el cuidado por el medioambiente debido a que centran sus esfuerzos en gestionar crecientes volúmenes de datos, múltiples proveedores y mercados emergentes. Sólo el 33% considera un objetivo el cuidado por el medioambiente, situándose así como uno de los más bajos del ranking en comparación con el 41% de hace tres años.
“Es evidente que el actual panorama empresarial está en constante cambio, lo que está generando una enorme transformación en los últimos tres años en las prioridades de las compañías europeas. Este ritmo parece que continuará en un futuro inmediato”, asegura David Mills, COO, RICOH Europe.
“En esta época de incertidumbre, reaccionar a las tendencias del sector desviando recursos puede incrementar el riesgo en otras áreas de la compañía. Para evitarlo, las compañías necesitan alinear estratégicamente todos los procesos documentales críticos para garantizar que todas las áreas de la organización reciban la atención que merecen, se optimicen y se preparen para responder a los retos del mañana”, comenta Mills.
La prioridad de los procesos es un rompecabezas difícil de resolver para los directivos de las organizaciones.
El Índice de Gobierno Documental 2012 establece el impacto que está teniendo el actual clima empresarial sobre los procesos documentales críticos de las compañías, que son las interacciones básicas que se producen regularmente en departamentos como el de recursos humanos, finanzas, compras y cuentas. Estos procesos impulsan a todas las organizaciones, manteniendo a los empleados actualizados, generando flujos de capital y asegurando que se cumplen los requisitos legales.
Comparando los resultados de 2012 con los que se obtuvieron en 2009, se puede ver que:
La prioridad de los procesos es un rompecabezas difícil de resolver para los directivos de las organizaciones, y como resultado muchos no logran garantizar que sus procesos documentales críticos estén al día. El Big Data, los mercados emergentes y el reto de contar con múltiples proveedores son considerados las principales tendencias que afectan a los procesos documentales en 2012
Menos de la mitad de compañías ha desarrollado e implementado plenamente una estrategia de gestión de procesos documentales, solo un 4% más respecto al 2009. Mientras tanto, los objetivos que establecen las organizaciones no forman parte de ningún marco estratégico, lo que apunta hacia cierta confusión sobre la mejor manera de asegurar que se mantienen al día del cambio constante.
Los últimos tres años han presenciado un cambio en los objetivos prioritarios en cuanto a los procesos documentales, con el riesgo superando a los costes como objetivo principal. Nuevos objetivos están remplazando a los antiguos, lo que indica que las organizaciones están luchando para encajarlos todos en un marco estratégico.
Las revisiones son regulares, pero ¿son efectivas? La mayor parte de las organizaciones revisa los procesos documentales con regularidad, pero la mayoría no efectúa cambios como resultado de ello. Esto indica que las compañías están adoptando un enfoque de alto nivel que hace que sea difícil de entender completamente cómo estos procesos están siendo gestionados, cuales son los cuellos de botella, y cómo hacer mejoras – por no mencionar el seguimiento y la mejora continua de los procesos.
Las compañías europeas pueden obtener una clara ventaja competitiva si dominan la gestión de sus procesos documentales críticos, pero el primer paso para lograrlo es desarrollar una rigurosa estrategia a largo plazo.
Trabajar con un partner especialista ayudará a las organizaciones a resolver el rompecabezas de la prioridad del proceso, mediante:
- la creación de una estrategia para gestionar los procesos de documentos vinculada a los objetivos de la organización
- la realización de diversas revisiones que impulsen el cambio
- la mejora de los procesos que no funcionen, para incrementar la eficiencia y la eficacia de la organización.
