Ante el avance cada vez más rápido del entorno digital dentro de las compañías, es clave contar con una gestión de los procesos documentales que sea efectiva y que no reste tiempo a la actividad principal de cada empresa. En la actualidad, la digitalización del pasivo documental ya no es una opción solo al alcance de las grandes compañías, sino que también las pequeñas y medianas empresas (PYMES) pueden beneficiarse de todas sus ventajas, mejorando su capacidad de adaptación a un entorno que cambia a gran velocidad y adquiriendo una fuerte posición competitiva.
La externalización de este tipo de servicios está ganando terreno entre las PYMES, puesto que estas empresas no disponen de los recursos internos, del tiempo necesario ni del personal técnico cualificado para poder asumir internamente la digitalización de su archivo en papel. De hecho, según un estudio patrocinado por RICOH, el 84% de los líderes empresariales españoles cree que la digitalización de su archivo físico supondría un ahorro anual de hasta un 20%, lo que resulta especialmente interesante para las PYMES que mueven grandes volúmenes de documentación, como despachos de abogados, centros sanitarios, escuelas o gestorías.
Esto se traduce en un importante ahorro de tiempo y también de costes económicos, ya que archivar la documentación de una compañía en formato papel genera diversos inconvenientes que pueden representar un riesgo para el negocio. Un 67% de los líderes empresariales afirman que emplean demasiado tiempo en encontrar la información que precisan en su archivo físico, lo que ralentiza la capacidad de respuesta de la organización a clientes, empleados y proveedores. También, aumenta la probabilidad de padecer tanto fallos de seguridad y confidencialidad como errores manuales y, finalmente, se hace indispensable disponer de un gran espacio para almacenar todo el archivo documental, lo que supone costes adicionales para las empresas.
“La digitalización de los procesos documentales es un factor clave de productividad para las PYMES españolas. En el entorno actual, digitalizar el pasivo documental es un requisito indispensable. En RICOH entendemos que muchas organizaciones no cuentan con los recursos para realizar esta transición por sí solas, y es por ello que ponemos a disposición de las PYMES todas las soluciones y servicios que se necesitan”, explica Eduard Farga, Director de Marketing y Desarrollo de Negocio de RICOH España.
La digitalización de la documentación permite a las PYMES ser más eficientes en cuanto a costes, productividad y seguridad de su documentación, y supone un primer paso hacia la organización en papel. Por esta razón, RICOH ofrece a sus clientes el servicio Scan InABox, una solución integral, ágil y segura para la conversión digital de los archivos físicos que permite a las empresas beneficiarse de las ventajas de la externalización del proceso desde el primer momento.
“Con este servicio, la PYME encuentra en RICOH un socio tecnológico que le permite el acceso a las herramientas necesarias para sacar el máximo partido a los beneficios de la digitalización. En definitiva, le ayuda a transformarse y evolucionar”, añade Farga.
